Analiza zgromadzonych spraw (GTD cz. II)

analiza

Witaj w drugim artykule z serii traktującej o metodzie Getting Things Done 🙂 Jeśli jeszcze nie zapoznałeś się z pierwszym tekstem, to zachęcam cię, byś przeczytał go przed lekturą niniejszego. Będziesz miał wtedy lepszy obraz tego, o czym piszę w tej części. Oto link: Oczyść swój umysł (GTD cz. I).

Robiłeś kiedyś generalne sprzątanie w swoim domu, mieszkaniu, pokoju, piwnicy garażu albo biurze? W takim razie dobrze wiesz, że taka czynność generuje czasami ogromne ilości rzeczy, co do których musisz podjąć jakąś decyzję: część wyrzucić albo komuś dać, jeszcze inne naprawić, wynieść na strych lub znaleźć dla nich nowe miejsce.

Analogicznie sytuacja przedstawia się przy robieniu porządków w twoim umyśle. Po zebraniu i spisaniu wszystkiego, co go zaprząta, konieczny jest drugi etap: podjęcie decyzji co do KAŻDEJ z zebranych rzeczy (proces ten ma zastosowanie także dla każdej innej sprawy spływającej do skrzynki spraw przychodzących – również takiej, która nie pojawiła się w podczas oczyszczania umysłu).

Jak taka analiza powinna wyglądać i o czym należy pamiętać w jej trakcie?

Trzy podstawowe zasady analizy

Trzymanie się poniższych zasad jest konieczne, jeśli chce się właściwie przeprowadzić proces analizy:

  1. Zachowaj kolejność – „Pierwsze z wierzchu”: sprawy z tzw. skrzynki spraw przychodzących (w której znajduje się także to, co zostało zebrane w procesie oczyszczania umysłu) należy traktować z jednakową ważnością i analizować po kolei. Jak pisze David Allen (twórca metody Getting Things Done), „nawet gdyby drugi z kolei dokument (…) był notatką od samego prezydenta, a pierwszy z wierzchu jakąś nieistotną przesyłką reklamową, to musisz rozpocząć analizę od tej właśnie przesyłki!”. Dlaczego w ten sposób? Celem analizy jest przejrzenie całej skrzynki. Zaburzenie kolejności może sprawić, że cały proces się wydłuży lub coś zostanie pominięte.
  2. Analizuj sprawy pojedynczo – „Każdy z osobna”: jest to konieczne, by nie „zagrzebać” się w swoich sprawach i sprawnie przejść przez cały proces. Może bowiem dojść do sytuacji, że nie będziesz wiedział, jaką podjąć co do czegoś decyzję, a kątem oka dostrzeżesz, że następna w kolejności sprawa jest dla ciebie jasna i klarowna. Wzięcie się za nią może jednak sprawić, że tę „trudną” odłożysz gdzieś na bok i o niej po prostu zapomnisz lub – zupełnie odwrotnie – będzie cały czas zaprzątać twój umysł i przeszkadzać w analizowaniu kolejnych zadań. Chyba że należysz do wąskiej grupy multizadaniowców i po prostu musisz na chwilę oderwać się od danej sprawy, by móc podjąć właściwe postanowienie 😉 Ale, jak podkreśla autor metody GTD, ‚nie odkładaj podjęcia ostatecznej decyzji na dłużej niż minutę lub dwie’.
  3. Nigdy nie odkładaj analizowanych spraw z powrotem do skrzynki spraw przychodzących: czyli krótko mówiąc – jeżeli bierzesz się za określanie jakiejś sprawy, to dokończ ten proces. Jeżeli nie jesteś czegoś pewien, zastanów się nad tym, zamiast odkładać to na później.

Czy mając w pamięci te zasady można przejść już do analizy spraw? Prawie że 🙂 Warto bowiem pamiętać jeszcze o pewnym podziale.

Kategorie spraw

David Allen sprawy, które zostały zebrane w procesie oczyszczania umysłu, dzieli na pięć podstawowych kategorii. Są to:

  1. niepotrzebne śmieci
  2. sprawy i czynności do zrealizowania w czasie krótszym niż dwie minuty (reguła dwóch minut)
  3. sprawy, które można lub trzeba przekazać (oddelegować) innym
  4. sprawy i czynności, których czas realizacji przekracza dwie minuty
  5. projekty, czyli „grubsze”, bardziej złożone sprawy

O, z tą wiedzą można już brać się za analizę zgromadzonych spraw 😀

Analiza

Śmieci

Możliwe, że co do jakiegoś zadania nie ma potrzeby podejmowania jakiegokolwiek działania. W takiej sytuacji można:

  • wyrzucić je, bo jest ono po prostu niepotrzebne
  • wpisać na listę Kiedyś / Może, aby za jakiś czas sprawdzić, czy nic się odnośnie tej sprawy nie zmieniło
  • wprowadzić na listę spraw „do odniesienia się” (materiał referencyjny), gdyż informacje te mogą być użyteczne w przyszłości

A co, jeśli w jakieś sprawie niezbędne jest podjęcie działania? Najpierw trzeba ustalić, jaka czynność jest pierwszym koniecznym działaniem, które ruszy daną sprawę do przodu. Trzeba gdzieś zadzwonić, napisać, a może coś kupić lub poczekać na kogoś? Kiedy jest to już wiadome, można przejść do kolejnego etapu i wybrać jedną z trzech opcji:

Zrób to (reguła dwóch minut)

Jeżeli wykonanie danej czynności zajmie ci mniej niż dwie minuty, to zrób ją od razu. Czasami samo dokładne zapisanie tego działania mogłoby pochłonąć większą ilość czasu 😀

Oddeleguj to

Jeżeli czynność do wykonania zabierze więcej niż dwie minuty, należy się zastanowić, czy jest się właściwą osobą do wykonania jej. Może się bowiem okazać, że w danej sprawie konieczne jest uzyskanie opinii pracodawcy albo kogoś bliskiego, bądź też nie posiada się wystarczających kompetencji lub uprawnień. W takim wypadku konieczne będzie skontaktowanie się z daną osobą lub przekazanie jej tego zadania.

Odłóż to

Ale nie na półkę 😉 Większość działań dotyczących analizowanych spraw ląduje właśnie tutaj, gdyż ich wykonanie zajmie więcej niż dwie minuty i to ty jesteś osobą, która musi daną rzecz zrobić 🙂 Należy więc wpisać to działanie na odpowiednią listę: do kupienia, do zrobienia w domu, do zrobienia w biurze itp.

A co, jeśli jedno działanie nie wystarczy do zamknięcia jakiejś sprawy? Oznacza to, że masz do czynienia z czymś, co się nazywa:

Projekt

W takim wypadku należy utworzyć odpowiedni punkt na liście projektów i wpisać tam wszystko to, co wiąże się z wykonaniem danej sprawy.

Podsumowanie

Dużo materiału, więc przyda się drobne podsumowanie 😉

Po oczyszczeniu umysłu (a także szuflad i blatów biurek, blatów stołów i wnętrz szafek, tych śmiesznych, niebezpiecznie już się chwiejących kupek na podłodze itp.) ze wszystkich zalegających spraw do załatwienia, trzeba przejść do etapu ich analizy i podjęcia decyzji, co z nimi zrobić. Należy robić to po kolei, by żadnej sprawy nie pominąć. Pojedynczo, by nie wprowadzić chaosu. Od razu zamykając temat, bez odkładania danej rzeczy z powrotem na „kupkę”. Może się teraz okazać, że dana sprawa: jest niepotrzebna – można ją wyrzucić; w tym momencie nie jesteśmy w stanie podjąć decyzji – można ją odłożyć na odpowiednią listę spraw do wyjaśnienia w przyszłości; nie ma potrzeby podejmowania co do niej żadnego działania – jest materiałem referencyjnym, który może przydać się w przyszłości (np. ulotka biura podróży, repertuar kin w okolicy, wykaz aptek itd.).

Jeżeli jednak dana sprawa jest do załatwienia, to: jeśli da się ją wykonać w ciągu dwóch minut – to należy od razu ją zrobić; jeżeli potrzebna jest do tego inna osoba – należy ją delegować; jeżeli zajmie więcej niż dwie minuty i trzeba ją wykonać samemu – należy wpisać ją na odpowiednią listę.

A jeśli temat okazuje się „grubszy”, to powinien wylądować na liście projektów wraz z opisem koniecznych do wykonania czynności.

No i tak to się w dużym uproszczeniu przedstawia 😀 Więc miłego analizowania spraw, które zebraliście w procesie oczyszczania umysłu (i szuflad biurek) 🙂

Bartosz F. Zdzienicki

2 uwagi do wpisu “Analiza zgromadzonych spraw (GTD cz. II)

  1. A ja nie zawsze analizuję sprawy po kolei, ale często zaczynam od tych, które zajmują mniej niż 2 minuty – łatwiej podjąć decyzję co do trudniejszych zadań, kiedy lista tych analizowanych jest już prawie pusta 🙂

    1. I to jest właśnie piękne: ile ludzi, tyle metod 🙂 Jeżeli coś działa i się sprawdza, to tego trzeba się trzymać 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *